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辅助工具应用---办公自动化软件技巧

文字录入技巧

1.1.1 叠字轻松输入
在汉字中经常遇到重叠字，比如“爸爸”、“妈妈”“欢欢喜喜”等，在Word中输入时除了利用输入法自带的功能快速输入外，还有没有其他办法轻松进行输入呢？
答：在Word中提供了一个这样的功能，只需通过组合键“Alt+Enter”便可轻松输入，如在输入“爸”字后，按组合键“Alt+Enter”，便可再输入一个“爸”字。
1.1.2 快速输入省略号
在Word中输入省略号时经常采用选择“插入→符号”选项的方法，请问有没有办法进行快速输入呢？
答：有办法，只需在要输入省略号时按下“Ctrl+ Alt+.”组合键便可快速得到。并且在不同的输入法下都可采用这个方法快速输入。
1.1.3 快速输入汉语拼音
在制作语文试卷或书写文字拼音时，常需输入汉语拼音，而若采用选择“插入→符号”选项的方法进行输入，操作繁琐，请问有没有更方便的方法进行录入？
答：在输入较多的汉语拼音时，可采用另外一种更简捷的方法：先选中要添加注音的汉字，再选择“格式→中文版式→拼音指南”选项，在“拼音指南”对话框中单击“组合”按钮，如图1-1所示，则将拼音文字复制粘贴到正文中，同时还可删除不需要的基准文字。

图1-1 “拼音指南”对话框
 1.1.4 快速复制文字
在Word中录入文字时常会碰到重复输入的文字，请问除了采用“Ctrl+C”及“Ctrl+V”组合键进行复制与粘贴外，还有没有其他方法进行快速复制？
答：通常大家采用上面所说的方法来进行操作，其实也可利用“Ctrl+鼠标左键”进行快速复制，具体的操作方法为：先选中要复制的文字或图形，再按下“Ctrl”键，并把指针移到所选中的文字上，然后按下鼠标左键不松开，再移动鼠标把这些选中的文字拖到要粘贴的位置即可。
1.1.5 巧妙输入特殊符号
在录入文件时常碰到一些特殊的符号，像笑脸“J”，请问除了利用选择“插入→符号”选项外，还有没有其他更快捷的方法？
答：其实这可利用Word的“自动更正”功能快速完成输入。选择“工具→自动更正”选项，然后选择“自动更正”选项卡下的“自动使用拼写检查功能提供的建议”复选框，同时还要选中“键入时自动替换”下的“带格式文本”单选按钮。此时再输入“:)”（不要输入双引号）试试看，是不是得到了“J”。以下附另外几个常见的符号：
表情：“:(”就是一张生气的脸，“:|”就是一张严肃的脸。
箭头：输入两个等号再输入大于号，就成了粗箭头；输入两个连字符再输入大于号，就成了细箭头；输入一个大于号再输入一个等号再输入一个小于号，就变成了双向箭头。
加一条横线：在一空行内，连续输入三个以上的连字符（-），按回车键，就出现一条横线。
加一条波浪线：在一空行内，连续输入三个以上的波浪号（~），按回车键，就出现一条波浪线。
加多条线：在一空行内，连续输入三个以上的井号（#），按回车键，就出现由二条细线和一条粗线组成的线。
1.1.6 快速设置上下标
上、下标在Word文件中经常需要用到，比如数学公式y=x2，而如果通过选择“字体→效果”选项中进行操作，则很麻烦，请问有没有更快捷的方法呢？
答：要输入上、下标，有两种更快捷的方法：方法一；使用格式刷：在文件中选择已输入好的上标或下标，然后单击“格式刷”图标，光标变成了一个刷子的形状，在需要设置的地方拖动即可把该文字设置成相应的上标或下标。方法二，利用键盘快捷键：选中需要设置上下标的文字，然后使用“Ctrl+Shift++”组合键就可将文字设为上标，使用“Ctrl++”组合键就将文字设为下标，同时再按一下它们还可恢复到正常输入。
1.1.7 快速插入脚注和尾注
有没有方法在Word文件中快速插入脚注以及尾注？
答：首先把光标移至文件中需插入脚注或尾注的位置，然后按下“Ctrl+Alt+F”组合键便可快速插入脚注，而按下“Ctrl+Alt+E”组合键则可快速插入尾注。
1.1.8 快速输入直引号
当在录入文件时输入像“3'54"”的数字时，中间的直引号输入时总会感觉有些麻烦，请问有没有办法快速进行输入？
答：确实是这样，在Word中系统会自动把这两个直引号变为弯引号；但其实要输入这两个直引号并不难，可以利用两种方法来实现：方法一，选择“插入→符号”选项，然后在弹出的对话框中选择“符号”字符集，并在下面的字符显示框中选择所要的直引号，最后单击“插入”按钮即可。方法二，在使用Word时，输入的直引号变成弯引号是因为Word的一个自动设置选项造成的。因此只要改变该设置即可，其操作方法如下：选择“工具→自动更正”选项，在弹出的对话框中单击“键入时自动套用格式”选项卡，取消选择“直引号替换为弯引号”复选框即可，如图1-2所示。

图1-2 “自动更正”对话框
 1.1.9 快速删除单词或句子
在Word中，有没有快捷方法删除其中的英文单词或汉字句子呢？
答：有，根据光标所在位置的不同，可利用下面的方法快速完成删除。当要删除光标前的英文单词或汉字句子时，可利用“Ctrl+BackSpace”组合键进行；而要删除光标后的英文单词或汉字句子时，可利用“Ctrl+Del”组合键进行。
1.1.10 快速修改格式
在Word文件中，如果要对多处文本进行相同格式修改，如果一处处地进行修改，或者利用格式刷来进行操作（特别是对不连续的文本进行修改时），都还比较麻烦，请问有没有更快捷的方法？
答：这可以利用“替换”命令来完成。具体操作方法是：单击“编辑→查找或替换”选项打开“查找和替换”对话框，再在“查找”选项卡下单击“高级”按钮，单击对话框下面的“格式”打开下拉菜单，选择其中“字体（F）”命令，如图1-3所示，在其中输入被替换的文本格式信息后单击【确定】按钮。
用鼠标单击“替换为”文本框，按相同的方法找输入新的文本格式信息并单击【确定】按钮。最后单击【替换】或者【全部替换】按钮，即可完成文本格式的修改。

图1-3 选择“字体”命令
 1.1.11 快速输入数学公式
在Word中要录入比较复杂的数学公式时常需利用数学公式来进行输入，但怎样找到及启用数学公式输入这个功能呢？
答：单击“视图→工具栏→自定义”命令打开“自定义”窗口，在“命令”选项卡左栏中选择“插入”选项，再在右栏拖动垂直滚动条，在“公式编辑器”上按下鼠标左键，把该图标拖至Word工具栏（如格式工具栏）中。然后单击“公式编辑器”图标，对于原没有安装公式编辑器的用户此时会弹出一个安装对话窗口，放入Word源程序光盘，然后单击“是”按钮，程序便可自动完成安装。在单击该工具钮后便可启动公式编辑器，如图1-4所示。

图1-4 添加“公式编辑器”
1.1.12 分式巧输入
有时在一台计算机上要输入分式，但该Word没有安装“公式编辑器”，同时也无安装源盘，请问此时有什么办法完成分式输入吗？
答：如果没有安装“公式编辑器”，此时可利用Word的域功能来实现分式的输入。其具体操作步骤如下：
（1）单击“插入→域”命令，在弹出的“域”对话框的“类别”列表框中选中“等式和公式”选项，并选择“域名”下拉列表中的“Eq”。
（2）单击“选项”按钮（如果此对话框中没有该按钮，则可以单击“域代码”按钮即可弹出），在弹出的“域选项”对话框的“开关”列表中用鼠标左键双击“\F(,)”选项，并在“域代码”文本框的“EQ\F(,)”中的括号内的“，”号左右分别输入分子、分母，如3、5，如图1-5所示，然后单击两次“确定”按钮即可完成分式的输入。

图1-5 设置分式输入
小提示：如果输入的是带上标、下标的分式又该如何做？
它的输入方法基本上和一般分式输入差不多。只是要注意以下两点区别（以例来说明）：
（1）在“域代码”文本框的“EQ\F(,)”中的括号内的“，”号左右输入分子、分母时要包括上、下标的内容，如：Y3、X2。
（2）单击两次“确定”按钮后，用鼠标右键单击该分式，在弹出菜单中选择“切换域代码”选项，在域代码中分别选中3、2进行上标和下标的设置，再将已设置完成的域代码切换回去即可。

?1.1.13 如何制作水印

单位信函中常制作有单位的水印标志，请问这在Word中该如何制作？
答：在Word XP中支持图片及文字两种水印，具体操作方法如下：
在菜单栏单击“格式→背景”命令，再从子菜单下选择“水印”选项，此时便可看到设置水印的两种方式，如图1-6所示，如果要将一幅图片作为水印，则可以选中对话框内的“图片水印”单选按钮，再根据需要设置“缩放”并选中“冲蚀”复选框，然后单击“选择图片”按钮打开对话框，选择所需图片后单击“确定”按钮即可。如果要插入文字水印，就应选中对话框中的“文字水印”单选按钮，然后在“文字”下拉列表中选择或输入所需文本。再根据需要设置“字体”、“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按钮，即可在页面图中看到水印效果。

图1-6 设置水印
 1.1.14 “欧元”符号快速插入
在输入欧元符号（€）时，除了利用“插入→符号”命令的方式插入外，还有没有办法快速插入？
答：方法当然有，其实在输入时只需同时按下“Alt+0128”（数字须从小键盘区输入）或键入“Ctrl+Alt+E”（双引号不用输入）组合键都可以完成。
小提示：利用这种方法可以插入其他特殊符号，对于常见的几个如下：
?：键入【Ctrl+Alt+R】组合键。
?：键入【Ctrl+Alt+C】组合键。
?：键入【Ctrl+Alt+T】组合键。

但是大多数符号或特殊字符还是需要用户自己设置快捷键。方法如下：单击“插入→符号”命令，在“符号”对话框中选中需设置快捷键的符号或特殊字符，单击“快捷键”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，此时插入点位于“请按新快捷键”文本框中，按下想设置为快捷键的相应键位，单击“指定”按钮，“关闭”该对话框即完成设置。以后我们就可以从键盘上直接键入相应组合键来完成插入符号或特殊字符的操作，既方便又简单。
1.1.15 快速输入当前日期
在Word中进行录入时，常遇到输入当前日期的情况，请问有没有办法快速输入？
答：在需输入当前日期时，只需直接输入当前年份，如“2003”（双引号不用输入），然后按回车键就可以了。
小提示：如果没有显示当前日期，可能需要启用记忆式键入功能。选择“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单，单击“自动图文集”命令。选中“显示‘记忆式键入’建议”复选框。
1.1.16 文件中快速调整字体大小
在Word中，文件默认的字号设置最小是5磅，最大为72磅。请问能不能设置成比5磅更小，或者比72磅更大的文字呢？
答：可以，如果文字已经输入，则可先选中要调节字体的文字，然后直接在字号栏进行输入，但要注意的是，Word中字号磅值只能在1～1638之间。

1.1.17 漂亮符号轻松输入
在Word中，常看到一些漂亮的图形符号，像“7”、“9”、“a”等，同时这些符号也不是由图形粘贴过去的，请问这些符号究竟是如何输入的呢？
答：这其实也很简单，Word中有几种自带的字体可以产生这些漂亮实用的图形符号。在需要产生这些符号的位置，先把字体更改为“Wingdings”、“Wingdings 2”或“Wingdings 3”及其相关字体，然后再试着在键盘上敲击键符，此时是不是产生这些漂亮的图形符号了。如把字体改为“Wingdings”，再在键盘上单击“d”键，便会产生一个“d?”图形。
小提示：区分大小写，大写得到的图形与小写得到的图形不同。
1.1.18 巧输频繁词
对于一些在文件中频繁出现的词组如果采用每次都输入的方法，则会大大降低工作效率，请问有没有更好的方法输入这类频繁词？
答：在Word中可以利用两种功能来完成频繁词的输入，第一种方法是利用Word的“自动图文集”功能，具体方法如下：
首先建立这些高频率使用词。如“湖南省邵阳市大扬广告公司”为这篇文件中的一个高频率出现词，则可在菜单栏单击“插入→自动图文集→新建”命令，然后输入该“自动图文集”词条的名称（可根据实际的词语名称简写，如“dy”），完成后单击“确定”按钮。当在文件中要使用该词时可采用两种方法来实现：

（1）鼠标法：首先单击“视图→工具栏”选项，选中“自动图文集”（此时自动图文集工具栏会显示在窗中），然后每次在要输入该类词语的时候，只要单击该工具栏中的“提问标题1”后的下拉按钮，然后从中选择要输入的词汇即可；
（2）键盘法：在要输入的相关词汇位置直接输入设置的有关词语的简写名称（如“elong”），完成后按“F3”键即可。
第二种方法是采用Word的替换功能，首先对于这个频繁出现的词在输入时可以以一个特殊的符号代替，如采用“!dy”（双引号不用输入），完成后再单击“编辑→替换”命令（或直接利用组合键“Ctrl+H”），在打开的替换窗口中输入查找内容及替换内容，如图1-7所示，最后单击“全部替换”按钮即可快速完成这个词组的替换输入。

图1-7 执行替换命令
 1.1.19 巧用公式编辑器作成三行合一
在Word中输入化学反应方程式时，有时需制作出三行合一的符号，请问这有没有什么方法快速完成输入？
答：可以利用“公式编辑器”来完成输入。把光标移到需插入三行合一文字的位置，然后在工具栏上单击“公式编辑器”按钮（如果工具栏上没有该按钮，则可先在菜单栏单击“视图→工具栏→自定义”命令，在弹出的对话框“类别”下拉列表中选择“插入”选项，再将在右栏“命令”下拉列表中的“公式编辑器”选中，并拖动到工具栏上即可）。接下来在“公式”编辑器对话框中单击“下标和上标模板”，选择适合的样式，如图1-8所示。最后在各虚线框中依次输入相应的文字内容即可实现三行合一的操作。

图1-8 公式编辑器
小提示：利用此法还可以输入包含其他多种格式的文本，如：根式、积分等。
1.1.20 用鼠标实现即点即输
在Word中编辑文件时，有时要在文件的最后空几行再输入内容，通常都是采用多按几次“回车”或“空格”键，才能将输入焦点移至目标位置。请问能不能像平时在纸上写字一样，利用鼠标就实现即点即输？
答：这种在文件末尾，即在没有使用过的空白页中来定位输入，其实是可以通过鼠标左键双击来实现。具体操作如下：选择“工具”菜单下的“选项”命令，在弹出的对话框中选“编辑”选项卡，选择“启用‘即点即输’”复选框，如图1-9所示，这样就可以实现在文件的空白区域通过双击鼠标左键来定位输入焦点了。

图1-9 启用即点即输
 1.1.21 输入法自动切换
在录入一些具有固定格式的文件内容时，听说可以根据具体情况设置不同输入法，请问这究竟是如何进行设置的呢？
答：在输入中、英文及数字等混合的文件时，若预先设置好相应输入法，则可大大提高工作效率，具体设置方法如下：
打开Word的“‘自动键盘’切换”功能，操作方法是：单击“工具”菜单下的“选项”命令打开“编辑”选项卡，选择“‘自动键盘’切换”复选框，以后Word就会根据光标插入点的语言自动切换输入法。
1.1.22 英文大小写快速切换
在对文件录入时，在文件中出现有大、小写的英文字母时，常需进行切换，而若对已输入的英文词组需进行全部大写或小写变换时，请问是不是需要重新再输入呢，有没有快捷的方法完成呢？
答：我们可以先选中需更改大小写设置的文字，然后重复按下“Shift+F3”组合键即可在全部大写、全部小写和首字母大写、其他字母小写三种方式下进行切换。
1.1.23 MS-DOS 内容巧输入
在Word录入时，有时需把MS-DOS窗口中的内容复制到Word文件中，请问该如何操作？
答：很多用户可能采用按照MS-DOS的样式进行录入，其实可以利用方法巧妙输入，具体操作是这样的：首先启动Word，然后打开MS-DOS窗口，单击工具栏上的第一个“标记”按钮，或者直接在该窗口内单击鼠标右键（此时光标会变成一高亮度长方块），如图1-10所示，通过键盘上的光标移动键或者直接利用鼠标拖动选中需复制的内容，再单击工具栏上的“复制”按钮（或直接利用 “Ctrl+C”组合键进行），完成后再返回Word窗口，把插入点移到需要所要插入的位置，单击“粘贴”按钮（或按“Ctrl+V”组合键）即可把MS-DOS窗口中选定的内容粘贴到Word文件中。

图1-10 在MS-DOS窗口进行复制操作

1.1.24 在Word中巧制印章
印章的作用对于中国人来说非常熟悉，请问能不能在Word中也制作出非常方便调用的印章？
答：可以，而且方法还有很多，下面以其中最方便调用的方法──域代码来制作“李木子印”印章。具体操作步骤如下：
（1）单击“格式→中文版式→带圈字符”命令，在随之打开的对话框的“字符”文本框中输入印章的第一字符“子”，在右边的圈号选择框中选择“□”，即完成一带圈字符的输入。
（2）选中该带圈字符，直接按下“Alt+F9”组合键，实现“切换域代码”功能。
（3）在“域代码”中，选中“□”，把它的格式设置为“72号字”、“红色”。
（4）在“域代码”中找到“子”字，并在其后输入“李印木”。再选定这四个字，执行“格式→中文版式→合并字符”命令，在打开的对话框中，把字体设置为“隶书”，字号设置为“22号”，单击“确定”按钮后，按下“Alt+F9”组合键预览效果。
（5）在“域代码”中，将“up”和“do”后面的数值进行相应修改（通常为减小该数值），并选中“□”，在字体对话框的“字符间距”选项卡下，将其位置设置为“降低”，然后在后面的“磅值”文本框中输入合适的值即可达到理想的印章效果。其他类型的印章方法大致相同，可以自己去试试。
小提示：如果在Word中只能显示域代码，而不能显示域代码的最后显示效果，则可单击“工具→选项→视图”命令，找到“显示”区域，取消选择“域代码”复选框即可。

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